Préambule

Le RGPDP est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce règlement Européen remplace la déclaration à la CNIL en rendant responsable juridiquement les présidents d'associations. Les données collectées doivent recevoir l'autorisation formelle des adhérents après explication de la finalité de l'utilisation de ces données. D'autre part la conservation dans le temps de ces données est illégale (depuis 2004).

Mise en œuvre du projet

1-Chef de projet

2-Données collectées

3-Analyse des traitements sur les données

4-Portabilité des données

5-Actions à mette en œuvre

6-Bilan régulier des actions à entreprendre

1-Chef de projet

Dans le cadre d'une 'petite' association ne collectant pas de données sensibles le chef de projet peut être la personne qui réalise les traitements sur les données, soit le président (responsable juridiquement) soit le/la secrétaire.

2-Données collectées

Quelles sont les données collectées et pour quelle utilisation ?.

Les données collectés dans le cadre de Riantec-Loisirs ont comme objectif de pouvoir contacter les adhérents en vue d'informations ciblées sur leur activité ou pour des informations concernant l'ensemble de l'association.
(Par exemple la convocation à l'assemblée générale étant une obligation statutaire, elle ne peut être réalisée que dans ces conditions)

Les données collectées sont donc :

Nom, Prénom, Adresse complète, adresse courriel, téléphone fixe et/ou téléphone portable, section(s) à laquelle (ou auxquelles) appartient l'adhérent.

Le tarif des adhésions dissociant adulte et enfant, cette information complémentaire est collectée.

Il est obligatoire de fournir soit une adresse postale soit une adresse courriel pour faire partie de l'association.

3-Analyse du traitement des données

Conservation des données :

Les données collectées sur une fiche individuelle sont enregistrées dans une base de données à laquelle seul le chef de projet à accès. Cette base de données est protégée par mot de passe, sur un ordinateur lui même protégé par mot de passe et sécurisé par un logiciel anti-hameçonnage.

Un extrait de cette base de données sous forme de tableaux « Excel », organisé par « sections », est transmise au trésorier pour réaliser les opérations de vérification comptable. Ce fichier devra répondre aux mêmes exigences de sécurité que la base principale.

Ces données sont conservées dans la base de données plusieurs années pour éviter la re-saisie des données personnelles tous les ans. Les tableaux « Excel » extraits de la base de données seront détruits à la fin de chaque exercice. (Assemblée générale)

Aucune utilisation des données antérieure à l'année en cours ne sera faite.

A quoi servent ces données ?

Ces données permettent de contacter tous les adhérents pour des informations générales de l'association (essentiellement par courriel en copie cachée)

Ces données permettent de contacter tous les adhérents pour les convoquer à l'assemblée générale statutaire ou extraordinaire (par courriel en copie cachée ou par courrier postal pour ceux n'ayant pas d'adresse courriel)

Ces données permettent de contacter les adhérents s'étant inscrit à une activité particulière ( activité régulière des sections ou occasionnelle telle que le forum des associations, la galette des rois, l'exposition des travaux des sections, la « fête du Soleil », la sortie de fin d'année ou toute autre activité de l'association).

Une partie de ces données (nom, prénom, commune de résidence) sont fournies à la municipalité dans le cadre des demandes de subvention.

4-Portabilité des données

Afin d'éviter la dissémination des données individuelles, celles-ci sont transmises sous forme de listes papier aux animateurs des sections de l'association pour leur permettre de réaliser leur activité.

Les animateurs des sections s'engagent à détruire d'une année sur l'autre les listes fournies et s'engagent à n'en faire aucune autre utilisation que celles mentionnées dans le paragraphe précédent.

Un extrait de la base de données sous forme de tableaux Excel, organisés par « sections » est transmise au trésorier pour réaliser les opérations de vérification comptables. Ce fichier devra répondre aux mêmes exigences de sécurité que la base principale. Ce fichier sera détruit dès la validation des opérations comptable par l'assemblée générale statutaire.

En aucun cas ces informations ne seront transmises à des tiers autres que ceux mentionnés dans les paragraphes précédents.

5-Actions à mettre en œuvre

Créer une fiche d'inscription obligatoire pour tous les adhérents stipulant clairement le but de la collecte des données personnelles et nécessitant une validation par une case à cocher (action volontaire de l'adhérent).

Cette validation volontaire est obligatoire pour faire partie de l'association. Une non validation équivaut à un non !

Ces fiches individuelles seront transmises le plus rapidement possible au chef de projet pour saisie dans la base de données et conservées en sécurité.

Chaque adhérent pourra demander à vérifier le contenu des informations le concernant.

Le présent document sera mis en ligne sur le site internet de l'association pour permettre à chacun de savoir à quoi il s'engage, les demandes de rectification ou de suppression des données pourront être demandées par courriel via le site internet ou par courrier adressé à l'association.

La suppression partielle (adresse postale ou adresse courriel) pourra être effective sous quelques jours.

La suppression totale des données ne pourra être effective que pour l'année suivante en cas de non ré-adhésion.

6-Bilan régulier des actions à entreprendre

Un bilan des actions entreprises pour le RGPDP sera dressé tous les ans lors d'un des premiers conseils d'administration de l'association.

Document présenté et validé par le conseil d'administration du 23 Septembre 2018